○千葉県市町村職員共済組合業務機械処理に係る管理運営及び個人情報の保護に関する規程
平成5年7月27日
公告第31号
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は、千葉県市町村職員共済組合(以下「組合」という。)の業務機械化に伴う電子計算組織の適正な管理運営及び個人情報等の保護に関し、必要な事項を定めることを目的とする。
2 この規程に定めるもののほか、組合の業務に従事する職員の就業に関する事項は、千葉県市町村職員共済組合就業規則(昭和51年公告第23号)の定めるところによる。
(1) 電子計算組織 定められた処理手順に従い、電子計算機及び関連機器を使用して業務を処理する組織をいう。
(2) 電子計算機 与えられた一連の処理手続きに従って業務を自動的に処理する電子的機器で大量の記録量を有し、又定型的業務処理を目的とするものをいう。
(3) 端末装置 電子計算機を直接に又は通信回線により結ばれ情報の出し入れの機能を有する電子的機器をいう。
(4) 記憶媒体 磁気ディスク、磁気テープ、フロッピーディスク等データを記録する媒体をいう。
(5) 磁気記録 記憶媒体に記録されているデータ及び集合体をいう。
(6) ドキュメント システム設計書、プログラム説明書、操作手引書、その他電子計算処理をするための取扱要領等をいう。
(7) 個人情報等 磁気記録に記録されている組合員、被扶養者及び所属所に関する情報で、個人又は所属所を特定することができるものをいう。
(運営の基本)
第3条 組合は、電子計算組織の運営に際して業務の効率的処理を図るとともに組合員及び被扶養者の基本的人権を尊重し、個人情報等が十分に保護されるよう努めなければならない。
(労働衛生管理体制の整備)
第4条 理事長は、端末装置等を操作する者に対し、環境管理、作業管理、健康管理及び労働衛生に関する必要な措置を講ずるよう努めなければならない。
第2章 電子計算機処理
第5条 電子計算機で記録処理する個人情報等は、組合の業務に係るものとする。
(新規開発等)
第6条 新たにその掌業する業務に関し、電子計算処理をしようとするとき又は、処理の内容を変更しようとするときは、事前に理事長の承認を得るものとする。
第3章 電子計算組織の管理
(電子計算組織の管理者)
第7条 理事長は、組合の事務局長を電子計算組織管理者(以下「管理者」という。)に指定する。
2 管理者は、個人情報等を的確に管理するため、端末装置が設置されている課(以下「端末設置課」という。)の長をデータ保護責任者(以下「保護責任者」という。)に指定する。
(端末装置の操作者)
第8条 端末操作は、端末設置課の職員が操作する。
2 職員が他課の端末装置を操作しようとするときは、当該端末装置設置課の保護責任者の承認を受けなければならない。
(端末装置の操作)
第9条 端末装置は、次に掲げる場合を除き操作してはならない。
(1) 業務処理を行うとき。
(2) 調整又は準備を行うとき。
(3) 保守を行うとき。
(4) 前各号に掲げるもののほか管理者又は保護責任者が特に必要と認めたとき。
第4章 磁気記録等の管理
(記憶媒体の管理)
第10条 管理者は、磁気記録についてその内容が第三者に漏洩することのないよう適切に管理しなければならない。
2 保護責任者は、記憶媒体を所定の保管用具に収納し適切に管理しなければならない。
3 個人情報の記録媒体を外部に持ち出す場合には、管理者の許可を得なければならない。
4 記憶媒体は、みだりに複製してはならない。また、複製する場合には、管理者の許可を得なければならない。
5 保護責任者は、記憶媒体のデータの複製及び消去、磁気ファイルの廃棄、クリーニング等に当たっては、データの消滅及び内容が第三者に漏洩することのないよう十分注意しなければならない。
6 保護責任者は、記憶媒体の障害の有無等について、定期的に又は随時、点検等をしなければならない。
(ドキュメントの管理)
第11条 電子計算処理のドキュメントは、保護責任者が管理するものとし、原則として所定の場所に管理するものとする。
2 ドキュメントを複製し又は外部に持ち出す場合には、管理者の許可を得なければならない。
(事故の未然防止及び発生時の対策)
第12条 管理者は、事故の未然防止に努めなければならない。
2 管理者は、事故が発生した場合には速やかに事故の経緯、被害状況等を保護責任者に調査させ理事長に報告するとともに復旧のための措置を講ずるものとする。
第5章 個人情報等の保護
(個人情報の記録の制限)
第13条 電子計算機に記録する個人情報等は、組合の業務を処理するために必要かつ最小限度のものでなければならない。
2 個人の思想、信条、宗教及び不当な社会的差別の社会的身分に関する事項は、記録してはならない。
(個人情報の利用の制限)
第14条 電子計算機に係る個人情報等は、組合の業務を処理するため以外に利用してはならない。
(個人情報等の訂正)
第15条 電子計算装置に自己に関する個人情報が記録されている個人は、当該個人情報に誤りがあると認めるときには、当該個人情報の訂正を請求することができる。
(個人情報等の外部提供の制限)
第16条 個人情報等は、次の各号に掲げるものを除き、外部へ提供してはならない。
(1) 法令に定めるもの
(2) 理事長が特に必要と認めるもの
(秘密の保護)
第17条 電子計算組織により個人情報等を記録処理する業務に携わる者又は携わっていた者は、その業務に関し知り得た秘密を他に漏らしてはならない。
第6章 雑則
(事務委託)
第18条 電子計算組織に係るデータの処理を外部に委託することができるものとし、この場合においては次の各号に掲げる事項を規定した委託契約書を締結しなければならない。
(1) 秘密保持に関すること。
(2) 再委託の禁止又はその制限に関すること。
(3) 個人情報の指示目的以外の使用及び第三者への提供の禁止に関すること。
(4) 事故発生時における報告義務に関すること。
(5) データ作成資料の返還義務に関すること。
(6) 前各号に掲げるもののほか個人情報の保護に必要があると認められる事項
(補則)
第19条 この規程に定めるもののほか必要な事項は、理事長が別に定める。
附則
この規程は、公告の日から施行し平成5年4月1日から適用する。