(目的)

第1条　この規程は、組合事務の処理に関し必要な事項を定めることを目的とする。

(理事長代理者)

第2条　理事長に事故あるときは、千葉県市町村職員共済組合運営規則(昭和38年公告第4号)第4条に規定するところにより理事長があらかじめ指定する理事がその事務を代理する。

(理事長代決者)

第3条　理事長に事故があるときは、事務局長がその事務を代決する。

(事務局長代決者)

第4条　事務局長に事故のあるときは、事務局次長がその事務を代決する。

(事務局次長代決者)

第5条　事務局次長に事故のあるときは、主務課長(参事が当該課長を兼務している場合にあっては、参事)がその事務を代決する。

(施設長代決者)

第6条　施設長に事故のあるときは、主務課長(参事が当該課長を兼務している場合にあっては、参事)がその事務を代決する。

(出納長代決者)

第6条の2　出納長に事故のあるときは、主務課長(参事が当該課長を兼務している場合にあっては、参事)がその事務を代決する。

(室長代決者)

第6条の3　室長に事故のあるときは、主務課長(参事が当該課長を兼務している場合にあっては、参事)がその事務を代決する。

(参事・課長代決者)

第6条の4　参事・課長に事故のあるときは、課長補佐がその事務を代決する。

(支配人代決者)

第6条の5　支配人に事故のあるときは、副支配人がその事務を代決する。

(管理者代決者)

第6条の6　管理者に事故のあるときは、事務局長があらかじめ指定した者がその事務を代決する。

(代決の原則)

第6条の7　ことの重要若しくは異例に属する事項、新規の計画に関する事項、至急に処理をすることを要しない事項又は上司があらかじめ指示した事項については、前条の規定にかかわらず、代決することができないものとする。ただし、急施を要するもので上司の許可を得たものは、この限りでない。

(課(室)及び係の設置)

第7条　事務局には、次の表の左欄に掲げるそれぞれの課(室)に当該右欄に掲げる係及び保健センターを置き、課(室)に課(室)長及び課長補佐を、係に係長を、保健センターに施設管理者を、保健施設に保健施設管理者を置く。

(事務分掌)

第8条　事務局の各課(室)、各係及び保健センターの分掌事務は、次の表に掲げるとおりとする。

(専決事項)

第9条　事務局長、出納長、事務局次長、室長、課長、管理者、課長補佐及び係長は、別表第1に定めるところにより、それぞれ専決することができる。この場合において、同表各課共通の項のうち経理課に係るもの及び経理課の項に係るものの適用については、同表中「事務局次長専決事項」とあるのは「出納長専決事項」と読み替えるものとする。

(文書係)

第10条　文書係は、上司の命を受けて、次の各号に掲げる事務を処理する。

(簿冊等)

第11条　総務課長又は施設管理課長は、文書の取扱いに関する事務を整理するため、次に掲げるものを作成保管し、所要事項を記入し、常に整理しておかなければならない。

(文書の記号及び番号)

第12条　文書の記号は、当該文書の主務課の頭文字をもって、表示し、文書番号は、文書記号の次に暦年により表示し、同一事件に関しては、継続して同一番号を用いるものとする。

(文書の形式)

第13条　公文書は、次の各号に掲げるものを除き、すべて左横書きによるものとする。

(公文書の訂正)

第14条　公文書の作成者は、前条の規定により作成した文書に誤又は訂正すべき箇所を発見した場合には、公印の押印する文書にあっては当該公印による。その他の文書にあっては作成者の印による訂正印を誤又は訂正箇所に押印して訂正するとともに、公印を押印する文書についてはその左側(縦書きの場合は上部)の余白に訂正した字数及びその旨を明記してその上更に公印を押さなければならない。

(公印の名称及びひな型等)

第15条　公印とは、公文書に押印する印章をいい、その名称、寸法、ひな型、個数及び管守者は、別表第3のとおりとする。

(公印の調製等)

第15条の2　公印の調製、改刻又は廃止は、総務課長が取り扱うものとする。

(公印の押印)

第16条　公印を使用する場合には、公印を押印する文書に決裁文書を添えて公印の管守者又はその者が指定した者に提示してその確認を受けなければならない。ただし、法第27条に規定する市町村連合会を組織する共済組合及び所属所長に対する印刷若しくは複写した同文の通知、依頼、照会等の往復文書、第12条第2項の規定により号外とされた文書その他公印管守者がその必要がないと認めるものについては、公印の押印を省略することができる。

(文書の配付)

第17条　到着した文書及び物品は、すべて総務課において収受し、次の各号により配付しなければならない。

(起案)

第18条　職員は、その担任事務について処理すべき事案があるときは、直ちに起案用紙(別記第5号様式)によりその処分案を起案し、起案者自ら署名押印の上上司の決裁を受けなければならない。ただし、軽易な事件は、その文書の余白に朱書若しくは付せんで起案し、又は定例であって理由を記載するに及ばないものは帳簿をもって回議することができる。

(特殊取扱の表示)

第19条　前条の規定により起案した文書のうち、次に掲げるものは、それぞれ当該各号に掲げる表示を起案用紙の所定欄に記入しておかなければならない。

(合議)

第20条　他の課に関係のある事件は、その関係課長に回議又は回覧しなければならない。ただし、軽易な事件については、関係係長のみに止めることができる。

(発送文書)

第21条　文書は、主務課において浄書し、起案文書と校合の上事務局にあっては総務課に、会館にあっては施設管理課に送付しなければならない。ただし、浄書及び校合を同一人が行うことがないように留意しなければならない。

(文書の保管)

第22条　職員は、その保管する文書を整理し、その所在を明らかにしておくとともに、その処理の促進に努めなければならない。

(文書の完結)

第23条　職員は、担当する事務の処理が終了したときは、その事案に関する文書を整理し、主務課長に当該文書が完結した旨の決裁を求めなければならない。

(完結文書の編冊及び引継)

第24条　完結した文書は、秘密を要する文書とその他の文書に区分し、主務課長が定める編冊種別ごとの保存期間ごとに編冊し、編冊目録(別記第7号様式)を附し、総務課長又は施設管理課長に引き継ぐものとする。

(文書の保存)

第25条　総務課長又は施設管理課長は、前条第1項の規定により引き継ぎを受けた文書を編冊した年ごとに配列して文庫に保存しておかなければならない。

(保存期間)

第26条　文書は、主務課長が定めた保存期間、保存するものとする。

(文書の廃棄)

第27条　総務課長又は施設管理課長は、前条の規定により保存する文書のうち、保存期間の経過した文書は、秘密を要する文書については当該職員をして焼却せしめ、その他の文書については出納主任に引き継がなければならない。

(出勤簿)

第28条　出勤簿(別記第8号様式)は、総務課長、施設管理課長又は支配人が指名する者が指定する場所に保管するものとする。

(履歴書)

第29条　新たに職員を採用したときは、すみやかに履歴書(別記第9号様式)を作成しなければならない。

(職員現住所簿)

第30条　総務課長又は施設管理課長は、職員現住所簿(別記第11号様式)を作成し、常にこれを整理しておかなければならない。

(非常持出)

第31条　主務課長、管理者及び支配人は、火災その他の災害に備えるため、重要書類の持出し順位を定め、特に重要な文書については、「非常持出」の表示を朱書して持ち出し易いように整備しておかなければならない。