○千葉県市町村職員共済組合基礎年金支払代行業務機械処理に関する電子計算機処理データ保護管理規程
平成4年3月26日
公告第9号
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は、千葉県市町村職員共済組合(以下「組合」という。)の基礎年金支払代行業務の機械化に伴う電子計算装置の適正な運用及び個人情報等の保護に関し、必要な事項を定め、もって情報処理の適正な運用及びデータの滅失、漏洩等の防止を図ることを目的とする。
(1) 記憶媒体 磁気ディスク、磁気テープ、フロッピィディスク等データを記録する媒体をいう。
(2) 磁気記録 記憶媒体に記録されているデータ及び集合体をいう。
(3) ドキュメント システム設計書、プログラム仕様書、その他電子計算処理をするための取扱い要領等をいう。
(4) 個人情報等 磁気記録に記録される基礎年金受給権者に関する情報で、個人を特定することができるものをいう。
(運営の基本)
第3条 組合は、電子計算機処理の運営に際して、基礎年金の支払及び相談に係る業務の効率的処理を図るとともに、基礎年金受給権者の基本的人権を尊重し、個人情報等が充分に保護されるよう努めなければならない。
第2章 電子計算処理
(処理の範囲)
第4条 電子計算装置による処理は、社会保険庁から地方公務員共済組合連合会を経由して提供された基礎年金に係る個人情報等に基づき行うものとし、組合の基礎年金の支払業務若しくは相談業務に必要な範囲とする。
第5条 組合は、次の各号に掲げる場合を除き、電子計算処理を行ってはならない。
(1) 次に掲げる基礎年金の支払及び相談に係る処理を行うとき。
ア 基礎年金裁定結果に係る帳票及び磁気テープ又はフロッピィディスク(以下「磁気テープ等」という。)の作成
イ 基礎年金支払明細に係る帳票及び基礎年金支払に係る磁気テープ等の作成
ウ 基礎年金額改定者に係る帳票及び基礎年金額改定者に係る磁気テープ等の作成
エ 基礎年金額改定等に係る帳票及び基礎年金額等改定者に係る磁気テープ等の作成
オ 基礎年金未支給不該当者に係る帳票及び基礎年金未支給不該当者に係る磁気テープ等の作成
(2) 前号の処理を行うために電子計算装置の調整又は準備を行うとき。
(3) 前2号に掲げるもののほか、管理者が特に認めたとき。
第3章 電子計算装置の管理
(電子計算処理の管理)
第6条 組合の理事長は、組合の事務局長を電子計算処理管理者(以下「管理者」という。)に指定する。
2 管理者は、個人情報等を的確に管理するため、組合の年金課長を個人情報等保護管理者に指定する。
3 個人情報等保護管理者は、管理者を補佐し、管理者が出張、休暇等により不在の場合又は、管理者の指示を受けた場合、その職務の全部又は一部を代行するものとする。
第4章 データ及び記憶媒体等の管理
(入出力帳票及び記憶媒体の管理)
第7条 入力用原票及び記憶媒体は、その受入れに際して必要な確認措置を講じ、これを記録するとともに、処理後は直ちに所定の場所への格納又は廃棄の措置を講じなければならない。
2 出力帳票及び記憶媒体は、滅失等を生じないよう所定の場所に保管しなければならない。
3 出力帳票及び記憶媒体の引渡しに当たっては、相手方、種類、数量等を確認し、記録しなければならない。
4 入出力帳票及び記憶媒体の搬送に当たっては、施錠できる容器を使用し、又は、厳重な包装を行う等、滅失等を防止する措置を講じなければならない。
5 入出力帳票及び記憶媒体を廃棄する場合には、焼却その他確実な措置を講ずるとともにその旨記録しなければならない。
第8条 管理者は、火災その他の災害及び盗難に備えて、個人情報等保護管理者に記憶媒体を所定の保管用具に収納させ、又は、予備ファイルを作成し別個の施設へ保管する等適切に管理を行わせなければならない。
2 個人情報等保護管理者が記憶媒体を外部に持ち出す場合には、管理者の許可を得なければならない。
3 記憶媒体は、みだりに複製してはならない。また、複製する場合には管理者の許可を得なければならない。
4 記憶媒体のデータの複製及び消去、礎気ファイルの廃棄、クリーニング等に当たっては、データの滅失及び内容が第三者に漏洩することのないよう十分注意しなければならない。
5 記憶媒体の障害の有無等については、定期的に又は随時、点検等を行い、これを記録しなければならない。
(磁気記録の管理)
第9条 管理者は、磁気記録について保存期間を定め、消去等についてその手続きを定め、内容が第三者に漏洩することのないよう適切に管理しなければならない。
2 管理者は、磁気記録について受払い及び保管に関する必要な事項を定め、台帳等に記録しなければならない。
(ドキュメントの管理)
第10条 電子計算処理のドキュメントは、管理者が管理するものとし、原則として所定の場所に保管するものとする。
2 ドキュメントを複製し、又は外部に持ち出す場合には、管理者の定めた手続きにより許可を得なければならない。
(事故発生時の対策)
第11条 管理者は、事故発生時の対策についての手続きを定めるとともに、その内容を職員に徹底しなければならない。
2 管理者は、事故が発生した場合には、速やかに事故の経緯、被害状況等を調査し、復旧のための措置を講ずるものとする。
第5章 個人情報等の保護
(個人情報の記録の制限)
第12条 電子計算装置に記録する個人情報等は、組合における基礎年金の支払及び相談業務の目的を達成するために、必要かつ最小限のものでなければならない。
2 電子計算装置に係る個人情報等は、組合における基礎年金の支払及び相談業務を処理するため以外に利用してはならない。
(個人情報等の訂正及び削除請求)
第13条 電子計算装置に自己に関する個人情報が記録されている個人は、当該個人情報に誤りがあると認めるときは、管理者に対し、当該個人情報の訂正又は削除を請求することができる。
2 管理者は、前項に規定する請求があったときは、速やかに社会保険庁に対し、その内容を書面により通知しなければならない。
(秘密の保護)
第14条 電子計算装置により個人情報等を記録処理する業務に携わる者又は携わっていた者は、その業務に関し、知り得た秘密を他に洩らしてはならない。
第6章 委託及びデータの提供
(委託)
第15条 データの処理は、外部に委託することとし、次の各号に掲げる事項を規定した委託契約書を締結しなければならない。
(1) 契約の相手方に対する善良なる管理者の注意義務の遵守
(2) 契約の相手方及び従業員に対する知り得た事項の漏洩の禁止
(3) 承認外の再委託の禁止
(4) 契約事項に違反した場合の契約解除及び損害賠償請求
2 個人情報等保護管理者は、前項の場合において、必要と認められる場合には、記録媒体の授受の手続、搬送の方法及びその経路、保管方法その他のデータの滅失等を防止するため必要な事項につき、契約の相当方と覚書を締結するものとする。
(磁気記録及び個人情報等の外部提供の制限)
第16条 磁気記録及び個人情報等は、基礎年金受給権者本人及び組合理事長が特に必要と認めて承認した場合以外に提供してはならない。
2 個人情報等保護管理者は、前項の規定により磁気記録及び個人情報等を提供した場合には、その実績を記録し、保管しなければならない。
第7章 雑則
(補則)
第17条 この規程に定めるもののほか必要な事項は、理事長が別に定める。
附則
この規程は、公告の日から施行し、平成3年4月1日から適用する。