○千葉県市町村職員共済組合個人番号及び特定個人情報の適正な取扱いに関する規程細則
平成28年6月29日
公告第29号
(目的)
(特定個人情報保護総括責任者、特定個人情報保護責任者及び特定個人情報保護監査責任者)
第2条
規程第3条に規定する特定個人情報保護総括責任者、特定個人情報保護責任者及び特定個人情報保護監査責任者は、次の各号に掲げる者をもって充てる。
(1) 特定個人情報保護総括責任者 事務局長
(2) 特定個人情報保護責任者 総務課長、経理課長、情報管理課長、年金課長、保健課長、福祉課長
(3) 特定個人情報保護監査責任者 理事長が指名する者
(特定個人情報保護総括責任者の責務)
第3条 特定個人情報保護総括責任者は、組合における特定個人情報等の保護に関する総合的な管理業務を担う。
2 特定個人情報保護総括責任者は、特定個人情報保護責任者を指揮監督する。
3 特定個人情報保護総括責任者は、特定個人情報等の管理状況等を常に把握し、必要に応じ理事長に報告する。
4 特定個人情報保護総括責任者は、特定個人情報保護責任者及び特定個人情報等を取り扱う職員等(以下「事務取扱担当者」という。)に対し、特定個人情報等の適切な管理のため必要な研修・訓練を行う。
(特定個人情報保護責任者の責務)
第4条 特定個人情報保護責任者は、その所管に属する特定個人情報等の保護に関する管理業務を担う。
2 特定個人情報保護責任者は、その所管する部署の事務取扱担当者を指揮監督する。
3 特定個人情報保護責任者は、所管する部署の事務取扱担当者が取り扱う特定個人情報等の範囲を明確化する。
4 特定個人情報保護責任者は、特定個人情報等の漏えい、滅失又は毀損(以下「漏えい等」という。)の発生又はその兆候を把握した場合、特定個人情報保護総括責任者に報告する。
(特定個人情報保護監査責任者の責務)
第5条 特定個人情報保護監査責任者は、組合における特定個人情報等の管理の状況について、定期に又は随時に点検又は監査(外部監査を含む。)を行い、その結果を特定個人情報保護総括責任者に報告する。
(特定個人情報等の利用目的の特定)
(特定個人情報等の取扱い)
第7条 特定個人情報等の保管、移送、廃棄等を行う場合は、記録を作成することとし、常にその所在を明らかにしておくものとする。
2 特定個人情報等を保管する場合は、鍵の掛かる保管庫に保管するものとする。
3 特定個人情報等を保管する事務室等は、入退室管理を行うものとする。
(教育・訓練の実施方法)
第8条
規程第15条の規定による教育・訓練の実施は、次に掲げるところによるものとする。
(1) 特定個人情報保護総括責任者は、教育・訓練の計画をあらかじめ策定し、これに沿ったものとすること。
(2) 教育・訓練の内容は、特定個人情報等の適正な取扱いを確保するために必要な情報セキュリティの確保に関する事項として、情報システムに対する不正な活動その他の情報セキュリティに対する脅威及び当該脅威による被害の発生又は拡大を防止するため必要な措置に関するものを含むものとすること。
(3) 特定個人情報保護総括責任者は、全ての特定個人情報ファイルを取り扱う事務に従事するものに対して、おおむね一年ごとに教育・訓練を受けさせるものとすること。
(委託の取扱い)
(1) 秘密保持義務
(2) 目的外利用の禁止
(3) 複写・複製の禁止
(4) 第三者提供の禁止
(5) 再委託における条件
(6) 特定個人情報等の授受の方法及び保管方法
(7) 特定個人情報等の管理責任者
(8) 作業場所
(9) 特定個人情報等の管理状況に関する報告の義務
(10) 事故等の発生時における報告の義務
(11) 委託処理終了後の特定個人情報等の返還、消去又は廃棄
(12) 契約事項に違反した場合の契約解除及び損害賠償
(13) 前各号に掲げるもののほか、特定個人情報等の取扱いに関し必要な事項
(事故発生時の対応)
3
規程第18条第6項の規定により理事長が個人情報保護委員会に報告する場合は、
別紙2様式第2号による事故報告書により行うものとする。ただし、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)第44条第1項の規定により、同法第40条第1項の規定による権限が総務大臣に委任された場合は、総務大臣の指示に基づいて行うものとする。
(開示等の請求等方法)
第11条 開示等の請求等(
規程第28条第1項に規定する開示等の請求等をいう。以下同じ。)について、前条の規定によるもののほか、次のとおりとするものとする。
(1) 開示等の請求等を行う者(
規程第28条第1項に規定する開示等の請求等を行う者をいう。以下同じ。)は、理事長に対して、
別紙2様式第3号による保有特定個人情報開示等請求(申出)書を提出するものとする。
(2) 開示等の請求等を行う者は、当該申出に係る保有特定個人情報の本人であること又は本人の代理人であることを証明するために必要な書類及び訂正等を求める内容が事実に合致することを証明する書類等を保有特定個人情報開示等請求(申出)書に添えて提出し、又は提示しなければならない。
(3) 開示等の請求等を行う者が代理人である場合の委任状の様式は、
別紙2様式第4号とする。
(4) 理事長は、保有特定個人情報開示等請求(申出)書に不備があると認めるときは、当該開示等の請求等を行う者に対し、相当の期間を定めて、その補正を求めることができる。
(本人等の確認)
(1) 本人が申請する場合
イ 次に掲げる書類のうちいずれか1点
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運転免許証、運転経歴証明書、個人番号カード、住民基本台帳カード(写真が表示されたものに限る。)、旅券(パスポート)、身体障害者手帳、精神障害者保健福祉手帳、療育手帳、在留カード、特別永住者証明書等
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ロ イが困難であると認められる場合は、次に掲げる書類のうちいずれか2点以上
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国民健康保険被保険者証、年金手帳(基礎年金番号通知書)、児童扶養手当証書、特別児童扶養手当証書、共済組合員証(遠隔地被扶養者証、船員組合員証、船員被扶養者証、任意継続組合員証を含む。)、健康保険被保険者証(遠隔地被保険者証、船員保険被保険者証、船員保険被扶養者証を含む。)等
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ハ 写しの送付による請求等の場合、イ又はロに掲げる書類の写しのほか、開示等の請求等を行う者の住民票の写し又は外国人登録原票の写し(開示等の請求等をする日前30日以内に作成されたものに限る。)
ニ 婚姻等により、開示等の請求等を行った時の氏名が請求等の内容の氏名と異なる場合、旧姓等が確認できる書類
ホ イからニまでに定める書類を保持していない等やむを得ない場合、理事長が認めた書類
(2) 本人が未成年者又は成年被後見人である場合における法定代理人が申請する場合
イ 代理人本人であることの確認
第1号に掲げる書類
ロ
規程第2条第4号に規定する本人が未成年者又は成年被後見人であること及び開示等の請求等を行う者が当該本人の親権者若しくは未成年後見人又は成年後見人であることの確認
次に掲げる書類のうち少なくとも一以上の書類(開示等の請求等をする日前30日以内に作成されたものに限る。)の提出又は提示
① 戸籍謄本(抄本)
② 住民票
③ 登記事項証明書(後見登記等に関する法律(平成11年法律第152号)による。)
④ 家庭裁判所の証明書
⑤ その他法定代理関係を確認し得る書類
(3) 開示等の請求等をすることにつき本人から委任を受けた代理人が申請する場合
イ 第1号に掲げる書類
ロ 本人の署名・押印のある開示等の請求等に係る「委任状」(開示等の請求等をする日前30日以内に作成されたものに限る。)
ハ 委任状に押印された印の印鑑登録証明書(開示等の請求等をする日前30日以内に作成されたものに限る。)
(開示等の請求等に対する決定等通知)
(3) 開示等請求に対し、一部について開示等の決定を行う場合は、
別紙2様式第7号による保有特定個人情報部分開示等決定通知書により行うものとする。
(4) 開示等請求に対し、全部について開示等しない決定を行う場合は、
別紙2様式第8号による保有特定個人情報非開示等決定通知書により行うものとする。
(5)
規程第24条第1項の規定による請求に対し、当該請求等に該当する個人情報が存在しない場合は、
別紙2様式第9号による保有特定個人情報不存在決定通知書により行うものとする。
(問合せ窓口)
第14条
規程第28条の規定による開示等の申出及び
規程第33条の規定による苦情の申出に係る問合せ窓口は、次のとおりとする。
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問合せ先
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区分
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申出等の窓口
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担当部署
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電話番号
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短期給付に関すること
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保健課
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043―248―1115
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年金に関すること
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年金課
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043―248―1117
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福祉事業に関すること
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福祉課
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043―248―1113
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上記以外に関すること
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総務課
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043―248―1110
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(手数料)
(1) 写しの作成に要する費用 実費額
(2) 送付に要する費用 実費額
(補則)
第16条 この細則に定めるもののほか、組合における特定個人情報等の安全かつ適正な取扱いに関し必要な事項は、理事長が別に定める。
附 則
この細則は、公告の日から施行し、平成27年10月5日から適用する。
附 則(平成29年6月29日公告第21号)
この細則は、公告の日から施行し、平成29年6月1日から適用する。ただし、別紙1の改正規定は、平成27年10月5日から適用する。
附 則(平成30年6月29日公告第33号)
この細則は、公告の日から施行し、平成29年5月30日から適用する。ただし、改正後の別紙1の改正規程は、平成28年10月18日から適用する。
別紙1
千葉県市町村職員共済組合(以下「組合」という。)が行う行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号)の規定に基づく個人番号利用事務及び個人番号関係事務を実施するに当たり、組合員及びその被扶養者並びに年金受給者等から収集した特定個人情報等の利用目的は以下のとおりとする。
1 個人番号利用事務
(1) 厚生年金保険法(昭和29年法律第115号。以下「厚生年金保険法」という。)による年金である保険給付若しくは一時金の支給又は保険料その他徴収金の徴収に関する事務であって主務省令で定めるもの
(2) 地方公務員等共済組合法(昭和37年法律第152号。以下「地共済法」という。)による短期給付若しくは年金である給付の支給若しくは福祉事業の実施又は地方公務員等共済組合法の長期給付等に関する施行法(昭和37年法律第153号)による年金である給付の支給に関する事務であって主務省令で定めるもの
(3) 社会保障協定の実施に伴う厚生年金保険法等の特例等に関する法律(平成19年法律第104号)による文書の受理及び送付又は保有情報の提供に関する事務であって主務令で定めるもの
(4) 国民年金法(昭和34年法律第141号)による年金である給付の支給又は加入員の資格の取得及び喪失に関する事項の届出に関する事務であって主務省令で定めるもの
2 個人番号関係事務
(1) 年金受給権者(扶養親族を含む。)に係るもの
① 所得税法(昭和40年法律第33号。以下「所得税法」という。)に基づき年金の支払者が行う源泉徴収票等作成・届出事務
② 所得税法に基づき年金の支払者が行う公的年金等の受給者の扶養親族等申告書の取扱い事務
③ 所得税法に基づき退職手当等の支払者が行う退職所得の受給に関する申告書の取扱い事務
④ 地方税法(昭和25年法律第226号。以下「地方税法」という。)に基づき年金の支払者が行う公的年金等支払報告書作成・届出事務
⑤ 相続税法(昭和25年法律第73号)に基づき退職手当金等の支払者が行う退職手当金等受給者別支払調書作成・届出事務
(2) 組合員に係るもの
所得税法に基づき組合が行う非課税貯蓄に関する申告書等作成・届出事務
(3) 役職員(扶養親族を含む。)に係るもの
① 所得税法に基づき雇用主が行う給与所得、退職所得の源泉徴収票作成・届出事務
② 所得税法に基づき雇用主が行う扶養控除等(異動)申告書の取扱い事務
③ 所得税法に基づき雇用主が行う退職所得の受給に関する申告書の取扱い事務
④ 地方税法に基づき雇用主が行う給与支払報告書作成・届出事務
⑤ 雇用保険法(昭和49年法律第116号)に基づき雇用主が行う資格取得、資格喪失、給付請求等に係る事務
⑥ 地共済法に基づき雇用主が行う資格取得、資格喪失、給付請求等に係る事務
⑦ 勤労者財産形成促進法(昭和46年法律第92号)に基づき雇用主が行う財産形成住宅貯蓄・財産形成年金貯蓄に関する申告書及び届出書作成事務
⑧ 健康保険法(大正11年法律第70号)及び厚生年金保険法に基づき雇用主が行う資格取得、資格喪失、給付請求等に係る事務
⑨ 国民年金法(昭和34年法律第141号)に基づき雇用主が行う国民年金の第3号被保険者の届出に関する事務
(4) 役職員以外の個人に係るもの(長期給付関係を除く。)
① 所得税法に基づく報酬・料金等の支払調書作成事務
② 所得税法に基づく不動産の使用料等の支払調書作成事務
別紙2様式第1号(規程細則第10条関係)
年 月 日
事故報告書
千葉県市町村職員共済組合理事長 様
特定個人情報保護総括責任者
千葉県市町村職員共済組合個人番号及び特定個人情報の適正な取扱いに関する規程第18条第4項の規定により、下記の事故について報告します。
記
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事故発生日時 |
場所 |
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原因及び状況 |
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措置事項 |
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業務への影響 |
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その他 |
別紙2様式第2号(規程細則第10条関係)
年 月 日
個人情報保護委員会委員長 様
(※規程第18条第5項の場合は、全国市町村職員共済組合連合会理事長 様)
千葉県市町村職員共済組合理事長 印
(※規程第18条第5項の場合は、特定個人情報保護総括責任者)
組織名 千葉県市町村職員共済組合
担当部署
業種
担当者
所在地
連絡先(TEL： )
特定個人情報の漏えい等報告について
(特定個人情報の漏えいその他の特定個人情報の安全の確保に係る重大な事態等)
番号法違反の事案又は番号法違反のおそれのある事案について報告します。
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①事態の類型 |
【重大事態(そのおそれのある事案を含む。)の該当の有無】
□ 該当する □ 該当しない
□ 第一報(告示に基づく報告)
□ 確報(規則第3条に基づく報告)
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【重大事態(そのおそれのある事案を含む。)の類型】
□ 情報提供ネットワークシステム又は個人番号利用事務を処理する情報システムで管理される特定個人情報の漏えい等が起こった。
□ 漏えい等した特定個人情報の本人の数が101人以上である。
□ 電磁的方法によって、不特定多数の人が閲覧できる状態となった。
□ 職員等(従業員等)が不正の目的で利用し、又は提供した。 |
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②事態の概要 |
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③漏えい等した情報の内容
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④漏えい等した特定個人情報の本人の数 |
( )人 |
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⑤公表(予定) |
【事案の公表】
□ あり(予定も含む。)
公表(予定日) 年 月 日
□ なし □ 未定
【公表方法】
□ HPに掲載 □ 記者会見
□ 記者クラブ等への資料配布
□ その他( ) |
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⑥本人への連絡等の状況 |
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⑦再発防止策等 |
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⑧その他 |
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別紙2様式第3号(規程細則第11条関係)
保有特定個人情報開示等請求(申出)書
年 月 日
千葉県市町村職員共済組合 理事長 様
【請求等を行う者(□本人 □代理人)】
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(フリガナ)
氏名 印 |
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(フリガナ)
住所 |
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電話番号 |
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組合員証番号等 |
【本人の氏名・住所等(代理人による請求等の場合に記入)】
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(フリガナ)
氏名 印 |
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(フリガナ)
住所 |
|
電話番号 |
|
組合員証番号等 |
千葉県市町村職員共済組合個人番号及び特定個人情報の適正な取扱いに関する規程第28条の規定に基づき、下記のとおり請求等を行います。
記
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1 保有特定個人情報記録の件名又は内容 |
|
2 請求等の内容
(1) □利用目的の通知
(2) □開示(□閲覧 □写しの手交 □写しの送付)
(3) □訂正 □追加 □削除
(4) □利用の停止 □消去 |
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3 訂正等・利用の停止等の請求等の理由 |
|
(注) 1 該当する□欄をチェックしてください。
2 「組合員証番号等」欄には、本人の組合員証番号又は年金証書番号がある場合に記載してください。
3 請求等の対象となる保有特定個人情報の名称又は内容については、できるだけ具体的に記入してください。
4 請求等を行う方は、次の書類を提出又は提示してください。
(1) 本人の請求等の場合 本人であることが分かる書類 |
|
(2) 代理人の請求等の場合 |
ア 代理人本人であることが分かる書類
イ 委任状 |
別紙2様式第4号(規程細則第11条関係)
委任状
年 月 日
千葉県市町村職員共済組合理事長 様
【委任者 (本人)】
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(フリガナ)
氏名 印 |
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(フリガナ)
住所 |
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電話番号 |
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組合員証番号等 |
【受任者】
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(フリガナ)
氏名 印 |
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(フリガナ)
住所 |
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電話番号 |
私は、
(受任者氏名)
を代理人と定め、千葉県市町村職員共済組合個人番号及び特定個人情報の適正な取扱いに関する規程第23条第1項、第24条第1項、第25条第1項若しくは第26条第1項若しくは第2項の規定による請求等に関する権限を委任します。
別紙2様式第5号(規程細則第13条関係)
千共 第 号
年 月 日
保有特定個人情報の利用目的通知書
様
千葉県市町村職員共済組合理事長
年 月 日に申出のありました保有特定個人情報の利用目的については、次のとおりですので、千葉県市町村職員共済組合個人番号及び特定個人情報の適正な取扱いに関する規程第23条第1項の規定により通知します。
|
(問合せ先) 千葉県市町村職員共済組合 課 電話番号 |
別紙2様式第6号(規程細則第13条関係)
千共 第 号
年 月 日
保有特定個人情報開示等決定通知書
様
千葉県市町村職員共済組合理事長
年 月 日に請求のありました保有特定個人情報の開示等については、次のとおり請求に応じることとしましたので、千葉県市町村職員共済組合個人番号及び特定個人情報の適正な取扱いに関する規程第29条の規定により通知します。
記
|
1 保有特定個人情報記録の件名 |
|
2 決定の内容
(1) □開示(□閲覧 □写しの手交 □写しの送付)
(2) □訂正 □追加 □削除
(3) □利用の停止 □消去 |
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3 開示の場合の実施方法・日時等
(1) 実施方法
□閲覧 □視聴 □写しの手交 □写しの送付
(2) 開示の日時等
日時 年 月 日
場所 千葉県市町村職員共済組合 |
|
(注) 1 写しの送付以外の方法で開示する際、本人であることを確認させていただきますので、お越しの際は、この通知書を必ず持参してください。
2 指定された日時が都合の悪い場合、その他不明な点がある場合には、下記まで御連絡願います。
|
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(問合せ先) 千葉県市町村職員共済組合 課 電話番号 |
別紙2様式第7号(規程細則第13条関係)
千共 第 号
年 月 日
保有特定個人情報部分開示等決定通知書
様
千葉県市町村職員共済組合理事長
年 月 日に請求のありました保有特定個人情報の開示等については、次のとおり請求の一部について応じることとしましたので、千葉県市町村職員共済組合個人番号及び特定個人情報の適正な取扱いに関する規程第24条第3項、第25条第3項又は第26条第5項の規定により通知します。
記
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1 保有特定個人情報記録の件名 |
|
2 請求の内容
(1) □開示(□閲覧 □写しの手交 □写しの送付)
(2) □訂正 □追加 □削除
(3) □利用の停止 □消去 |
|
3 決定の内容 |
|
4 開示の場合の実施方法・日時等
(1) 実施方法
□閲覧 □視聴 □写しの手交 □写しの送付
(2) 開示の日時等
日時 年 月 日
場所 千葉県市町村職員共済組合 |
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5 請求の一部について応じない理由 |
|
6 請求に応じられるようになる時期
□
以降に再度請求してください。
□現在、請求に応じられる予定はありません。 |
|
(注) 1 写しの送付以外の方法で開示する際に本人であることを確認させていただきますので、お越しの際は、この通知を必ず持参してください。
2 指定された日時が都合の悪い場合、その他不明な点がある場合には、下記まで御連絡願います。
|
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(問合せ先) 千葉県市町村職員共済組合 課 電話番号 |
別紙2様式第8号(規程細則第13条関係)
千共 第 号
年 月 日
保有特定個人情報非開示等決定通知書
様
千葉県市町村職員共済組合理事長
年 月 日に請求等のありました保有特定個人情報の開示等については、次のとおり請求等に応じないこととしましたので、千葉県市町村職員共済組合個人番号及び特定個人情報の適正な取扱いに関する規程第23条第2項、第24条第3項、第25条第3項又は第26条第5項の規定により通知します。
記
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1 保有特定個人情報記録の件名 |
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2 請求等の内容
(1) □利用目的の通知
(2) □開示(□閲覧 □写しの手交 □写しの送付)
(3) □訂正 □追加 □削除
(4) □利用の停止 □消去 |
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3 請求等に応じない理由 |
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4 請求等に応じられるようになる時期
□
以降に再度請求等を行ってください。
□現在、請求等に応じられる予定はありません。 |
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(注) この通知内容に不明な点がある場合には、下記まで御連絡願います。
|
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(問合せ先) 千葉県市町村職員共済組合 課 電話番号 |
別紙2様式第9号(規程細則第13条関係)
千共 第 号
年 月 日
保有特定個人情報不存在決定通知書
様
千葉県市町村職員共済組合理事長
年 月 日に請求のありました下記保有特定個人情報については次のとおり存在しませんので通知します。
記
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1 保有特定個人情報記録の件名 |
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2 不存在の理由 |
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(注) この通知内容に不明な点がある場合には、下記まで御連絡願います。
|
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(問合せ先) 千葉県市町村職員共済組合 課 電話番号 |
別紙2様式第10号(規程細則第13条関係)
千共 第 号
年 月 日
保有特定個人情報開示等決定延期通知書
様
千葉県市町村職員共済組合理事長
年 月 日に請求のありました保有特定個人情報の開示等については、次のとおり請求の諾否の決定を延期しましたので、千葉県市町村職員共済組合個人番号及び特定個人情報の適正な取扱いに関する規程第29条第2項により通知します。
なお、 年 月 日までに決定を行い、速やかに通知します。
記
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1 保有特定個人情報記録の件名 |
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2 請求の内容
(1) □開示(□閲覧 □写しの手交 □写しの送付)
(2) □訂正 □追加 □削除
(3) □利用の停止 □消去 |
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3 決定延期の理由 |
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(注) この通知内容に不明な点がある場合には、下記まで御連絡願います。
|
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(問合せ先) 千葉県市町村職員共済組合 課 電話番号 |